Goed afscheid nemen is letterlijk stilstaan bij de cultuur van de organisatie. Een ijkmoment. Helderheid voor iedereen over loslaten of vasthouden is daarbij belangrijk. Hou je vast aan oude gewoonten of creëer je nieuwe? Komt degene die weggaat nog terug voor bijvoorbeeld een andere opdracht of is het een definitief afscheid van een periode? Afscheid bestendigt de sociale orde. Zelfs als iemand liever geen afscheid wil, doe dat toch op een gepaste wijze of zonder die persoon. Dit zorgt ervoor dat de geest van de voorganger niet blijft hangen. Iedereen herkent vast de opmerking; ‘ja maar dat moest altijd van Karel’. Echter Karel is al vijf jaar weg bij de organisatie.
Praktische tips
Gaat een collega weg? Plan een moment en zorg dat iemand het voortouw neemt. Dat kan groots maar ook zeker klein. Zet de vertrekkende medewerker in het zonnetje, haal herinneringen op maar raak ook de toekomst aan. Hoe ziet die eruit nadat deze medewerker en/of leidinggevende is vertrokken? Kies de woorden weloverwogen. Ze leveren vaak voor iedereen waardevolle inzichten op. Maak foto’s, geef cadeaus en laat heel duidelijk weten of je loslaat of vasthoudt. Dat dit moment overal anders wordt ingericht, heeft alles te maken met de cultuur van de organisatie. Zo geeft de ene organisatie een afscheidsdoos of een gepersonaliseerd, zelf samengesteld tijdschrift cadeau en zet een ander bedrijf een vertrekkende medewerker centraal met de roast.
Zeker belangrijk, zorg vooraf altijd voor een goed exitgesprek. Dat is prettig voor alle partijen en geeft inzicht en leermomenten. En wie weet behoud je die medewerker wel. Als je dat wilt tenminste.
Dat laatste geldt ook voor relaties die vertrekken. Dat kan zijn door het aflopen van een overeenkomst of omdat het samen niet meer werkt. Een afrondend gesprek is ook hier belangrijk om dezelfde redenen van inzicht en leermomenten. Daarnaast is het goed medewerkers, die hebben samengewerkt, afscheid van elkaar te laten nemen en duidelijkheid te geven. Is er na vertrek van de klant nog voldoende werk voor iedereen, volgt er een verdeling van portefeuilles en hoe pakken we dat aan, etc?
Duidelijkheid voor iedereen, is bij fusies nog belangrijker. Wie neemt wie over? Of zijn de organisaties elkaars gelijken? Het is net als een huwelijk. Waar neem je afscheid van, hoe ziet de toekomst eruit, wat worden de nieuwe rituelen, etc. Dat heeft tijd en aandacht nodig. Als je dat niet goed doet, ontstaan er situaties als groepsvorming (oude garde vs nieuwe collega’s), vertrek van medewerkers en/of klanten, of erger een mislukte fusie. Maak daarom gezamenlijk nieuwe rituelen en een visie voor de toekomst en laat duidelijk achter wat was. Zichtbaar en helder, voor iedereen.
Conclusie
Of het nu een collega of klant is die vertrekt, er sprake is van een fusie of het afstoten van bepaalde activiteiten, iedere organisatie zou daarvoor een gebruik, een ritueel moeten hebben, passend bij die organisatie en de situatie. Waarvan je kan zeggen, ja zo gaat dat bij ons. Dit hoort bij onze cultuur.
Aandacht is terecht het nieuwe goud. En weet, elk einde is het begin van iets nieuws.
Zie ook de post ‘Afscheid nemen, een onderschat ritueel’ van september 2022